Antes de nada, ¿qué es un cierre de caja?
El cierre de caja es un procedimiento que nos permite contabilizar, al final de caja jornada, las entradas y salidas de dinero que ha habido en nuestro negocio. Su principal cometido es poder comprobar que los importes en efectivo o en tarjeta, se corresponden con los valores que hemos reportado en la caja y no han habido errores.
Posibles razones por las que puede haber un descuadre en el cierre de caja
Cuando se realiza el arqueo, será necesario comprobar: lo que tengo en caja, lo que se cobra a través del datáfono, las transferencias bancarias, y las deudas pendientes o saldadas.
- Movimiento de caja no introducido: el registro de las entradas o salidas de caja, será indispensable tenerlo en cuenta al hacer el cierre. Por ejemplo, si durante el día tuvimos que sacar dinero para dar un cambio o pagar a un proveedor, al cuadrar el total de cobros, puede que no coincida. Caso contrario, hemos ido al banco y he introducido en caja efectivo para tener cambio. En este caso, si queremos que el sistema lo tenga en cuenta, necesitaremos hacer una ‘entrada’ o ‘salida’ de caja para evitar descuadres.
- He introducido la cantidad incorrecta en la casilla 'Inicio de Caja': este puede ser uno de los errores más frecuentes. En este caso, la cantidad introducida al hacer la apertura no se puede modificar, pero podremos justificarlo a través de una 'entrada' o 'salida' de caja, para compensar el importe que debo tener como 'fondo'. En las observaciones del movimiento podrás especificar que el motivo del movimiento es corregir el inicio de caja.
- Ventas duplicadas: En el apartado de movimientos podremos ver un registro de los cobros realizados el día en cuestión. Allí podremos comprobar si hay alguna venta que esté duplicada. Ejemplo: la venta está abierta en dos ordenadores y ambos han cobrado lo mismo.
- Ticket de venta con fecha distinta: Hay que tener en cuenta que si se hace el cambio de fecha sobre una venta ya realizada, dicha venta actualizará la información del Cierre de Caja correspondiente. Es importante tener en cuenta quién puede modificar estos tickets de venta, ya que el control de cierre de caja ya realizado, modificaría el total en la relación de los informes.
- Saldos pendientes que no se hayan introducido correctamente: Estos se añaden a la ficha del cliente, a través de la opción de 'cobrar más adelante'. De esta forma será posible llevar un seguimiento de las deudas pendientes sobre algún cliente.
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